Содержание статьи
Дата последнего обновления статьи: 8 января 2019
Подводя итоги года, в этой статье я хочу поделиться своими открытиями 2018 года, которые упростили мою жизнь, ускорили многие процессы и сделали в целом продуктивнее. В ней будут рассмотрены следующие сервисы: Evernote, Todoist, Workflowy, XMind (для составления Mind-карт), Google Photos, Google Sheets, браузер Brave.
Эти открытия я разделил на 4 основных категории:
- Управление делами и задачами
- Привычки
- Обучение
- Бизнес
В этой статье пойдет речь о первой части – открытиях, которые помогли мне организовывать дела и задачи более эффективно в этом году.
Буду рад услышать ваши комментарии и новые идеи.
1. Управление делами и задачами
В этом году у меня сложилась полностью картинка того, как по моему мнению наиболее эффективно организовывать дела и задачи. И я этому очень рад, так как шел к этой картинке более 8 лет, когда в 2011 году впервые установил Evernote, чтобы сделать свою жизнь эффективнее.
Некоторые идеи из этой системы, я уже начал описывать в серии статей на сайте lifehacker.ru
Но полностью ее я изложу в нашем ежегодном тренинге Мастер Продуктивности 2019
1.1 Определяем приоритеты в целях с помощью Турнирной таблицы дел (ТТД) в Google Sheets
Подробнее о том как планировать год, я уже рассказывал в этой статье, но как обычно на год планов много. Нужно определить приоритеты! Чтобы выделить то, что для вас действительно важно, я использую таблицу ТТД, идею о которой взял из книги Кэнфилда Цельная жизнь. Эта таблица заполняется 1-2 раза в месяц.
Суть таблицы проста:
В одном листе выписываете все свои планы подряд без приоритетов и иерархий.
Я немного улучшил таблицу, добавив несколько дополнительных столбцов
- Месяц (столбец А) – чтобы можно было отсортировать по самым свежим планам
- Проект (столбец B), чтобы можно было отфильтровать дела по конкретному проекту
- Задача (столбец C) – я пишу задачи в формате ТИП АКТИВНОСТИ: Дело, например МАРКЕТИНГ: Создать сайт тренинга Мастер продуктивности. В таком формате, при большом количестве дел их легко сортировать по активностям
- Зачем (столбец D), чтобы понять зачем это дело вообще нужно делать
- Ссылка (столбец E), здесь указываем ссылку на дело (это или ссылка на сайт, или на карточку в Trello, или на онлайн-документ или папку с материалами)
Прогноз время, мин (столбец F) – примерное время, необходимое для выполнения этого дела. Полезный фактор, когда у вас например есть пару часов, и нужно выбрать например короткие, но важные дела.
Когда все дела выписали, и ваша голова свободна, перечитайте эти дела, а потом перенесите часть из них самые важные во вкладку Полуфинал. Для начала пусть это будет 4-12 самых важных дел.
Потом снова прочитайте эти дела и перенесите самые важные из Полуфинала в Финал – обычно это 2-3 важных цели, которые вы хотите достичь в ближайшие пару недель.
1.2 Закладки – важные документы всегда под рукой
Кроме таблицы, описанной выше, у вас еще будет множество документов с которыми вы работает регулярно, и нужно иметь к ним быстрый доступ. Для быстрого доступа к онлайн-документам и папкам идеально использовать панель закладок в браузере.
Но у большинства людей в закладках творится полнейший хаос.
Чтобы этого не было, составьте mind-карту (например, с помощью сервиса Xmind) или просто таблицу со структурой ваших закладок, и распечатайте эту структуру как шпаргалку.
И прежде чем хаотично добавить новую папку или файл в закладки – посмотрите на шпаргалку со структурой и добавьте эту информацию в нужное место.
Когда структура готова, приведите в порядок закладки в вашем браузере.
Пример, как выглядит панель закладок в браузере
На скриншоте одно из последних моих открытий в 2018 году – браузер Brave, который оказался самым быстрым из браузеров где я работал (изначально я работал в Google Chrome, потом перешел на Safari из-за скорости, но Brave оказался быстрее и удобнее всех).
К дополнительным плюсам кроме скорости можно отнести:
– Brave блокирует рекламу и трекеры которые отслеживают ваше поведение на сайте;
– в Brave можно импортировать все закладки из Google Chrome в 2 клика;- все плагины (Extensions) из Google Chrome Webstore можно установить прямо в Brave!
1.3 TODOIST- единое место для всех входящих
В этом году я открыл для себя Todoist – шикарный сервис по управлению задачами и только после этого понял, насколько мне его не хватало! На тему сервиса Todoist я напишу еще отдельную статью в этом году. Также детально его рассмотрим в построении системы GTD в тренинге Мастер продуктивности
Если в двух словах, то с Todoist вы можете выгрузить все свои дела и задачи из головы, структурировал их в нужную вам систему из проектов, меток и приоритетов.
А напоминания помогут вам вспоминать о нужных задачах в нужный момент времени, или даже в нужном месте (по геотаргетингу).
Плюс сервиса в том, что он облачный и мультиплатформенный, т.е. он работает как через браузер например в отпуске в интернет-кафе, так и на вашем рабочем/домашнем компьютере, и даже на телефоне. Еще важный плюс в том, что он может работать даже без подключения к интернету и в базовой версии он бесплатен.
1.4 Еженедельный шаблон с планам на неделю на листе А4
Наконец в этом году я нашел удобный формат бумажного еженедельника. Я перепробовал многие варианты (пустой Moleskine, размеченный еженедельник на год, еженедельник по Стивену Кови и т.д.). Но в итоге пришел к тому, что для меня гораздо проще раз в неделю распечатать лист с шаблоном а в конце недели его выкинуть, чем работать в переплетенном еженедельнике и везде с собой его таскать.
Этого листа А4 даже хватит на 2 недели, т.к. напечатать шаблон можно с двух сторон, и дальше мы разберем как выглядит шаблон и как с ним работать.
Шаблон плана на неделю формата А4 состоит из свернутых пополам половинок А5, с которыми мы работаем по очереди:
Сперва заполняем события и встречи за неделю, которые привязаны ко времени (5), потом записываем самые важные цели на неделю, у меня это две цели на первую половину (1) и одна цель на вторую половину недели. Целей на неделю обычно больше трех, но самые важные выделяю именно три.
В Пн утром есть стандартный набор ритуалов с которых начинаю рабочую неделю (3). А по вечерам перед рабочим днем заполняю 2-3 важные цели на день (2), откуда эти цели берем расскажу дальше.
Важным открытием для меня стало – планирование дня в виде линии дня (4), где день разбиваются на 2 линии, с отрезками 1,5-2 часа, и уже в этим блоки вставляются дела.
На второй половине листа находятся цели на неделю, и задачи над которыми работа ведется прямо сейчас.
Правую часть второй половины А4 (1) я заполняю обычно в Вс. Вечером или в Пн. утром, выписывая туда все дела и задачи на новую неделю из сервисов – просто ручкой выписываю находясь в любимом кресле дела и планы из таблицы ТТД (см. пункт 1.1), Todoist (см. пункт 1.2), Trello, Asana и т.д. – это удобно делать прямо с телефона. После того как выписал все дела, в колонке перед делами слева, я выписываю день недели когда планирую выполнить это дело, а справа возле каждого дела примерные затраты времени. В итоге получается план дел на всю неделю с разбивкой по дням и, с пониманием сколько времени займут все дела и сколько есть свободного времени.
Во время рабочего дня я записываю дело которым занимаюсь именно сейчас в левую часть (2) и стараюсь максимально на нем сконцентрироваться, а когда его завершил – вычеркиваю зеленым маркером. Если меня отвлекли, и я отвлекся, то потом эта простая запись дела покажет на чем я остановился. Этот прием записывания дела, которым вы занимаетесь именно сейчас очень эффективный прием для концентрации.
Дела/проекты которые делегирую, подчеркиваю красной ручкой и указываю инициалы ответственных рядом.
Дополнительная идея: для удобства вы можете купить себе планшет для бумаги формата А5 – и носить в нем сложенный пополам план на неделю, а также использовать его например как коврик для мышки в дороге (оптическая мышь хорошо скользит на матовой бумаге).
Таким образом в этом году я полность отказался от тяжелых ежедневников и блокнотов с делами. Все дела теперь либо в телефоне в Todoist, Trello/Asana, а самые важные на листе А4.
1.5 Workflowy + Evernote + Google Photos = вспомнить все
В течение дня вам приходят интересные мысли в голову, полезная информация из интернета, мысли из бесед с коллегами и т.д., эту информацию нужно обязательно фиксировать зафиксировать.
И если раньше это делалось на листках бумаги, или в ежедневнике, а потом тяжело было найти в прошлых заметках что-то. То сейчас для этих данных есть замечательный сервис Workflowy (он также бесплатный, облачный и мультиплатформенный), и в него удобно вносить всю текстовую информацию в разрезе дня.
Пример как выглядит заметка с итогами дня в сервисе Workflowy
Рабочая область в Workflowy очень проста и выглядит следующим образом:
1) Название дня
2) Блоки дня
3) Конкретные дела со ссылками на нужные файлы/проекты
4) Затраты времени на дело плановое
5) Впечатления / мысли за день
6) Прошлые дни с названием, которое позволяет вспомнить что это был за день
Удобно сделать Шаблонную разметку дня и копировать ее в каждый новый день. Тогда не придется руками впечатывать эту разметку, а достаточно комбинаций клавиш CTRL+C и CTRL+V и день у вас уже размечен.
Также во время отпусков и поездок я часто делаю фотографии, и храню их в Google Photos – замечательный сервис, который экономит память на вашем телефоне, давая безлимитное хранилище для ваших фотографий. А ссылки на фотографии я размещаю в Workflowy в виде ссылки на Google Photos. Еще большой плюс Google Photos – это совместные альбомы, теперь моим родителям не нужно отправлять по e-mail фотографии, я добавил их в совместный альбом фотографий из отпуска и они могут их просматривать дома с планшета.
Пример, Как выглядит описание текстом со ссылками на фотографии в Google Photos
В 2018 году я выработал привычку, каждое утро начинать с занесения самой важной и интересной информации из прошлого дня в отчет за месяц в Evernote
Важно это делать именно каждый день, иначе отчет за месяц потом так и не составляется и откладывается на потом до самого конца года (как это у меня было в прошлые годы).
Пример Как выглядит отчет за месяц в Evernote
Основные правила составления отчета с самыми важными делами за месяц:
1) Отчет за месяц удобно сохранить в область слева – Ярлыки, чтобы иметь к нему быстрый доступ
2) Сам отчет разбит на основные сферы жизни (Здоровье, Семья, Бизнес по проектам и т.д.) куда сохраняется информация
3) В ярлыках можно хранить ссылки на разные документы над которыми вы сейчас работаете. Например идею этой статьей я держал в ярлыках весь декабрь, и записывал туда все идеи которые приходили ко мне в голову на протяжении месяца. Когда статья была написала, я удалил ее из ярлыков и оставил только в метках.
В конце года очень удобно подводить итоги года просмотрев всего лишь 12 отчетов за каждый месяц, и выписав свои самые важные достижения года в каждой из сфер жизни.
Вы спросите зачем нужен Evernote, если все можно сохранять в Workflowy?
Я выбрал для себя эту связку потому, что в Evernote можно вставлять изображения и делать ссылки на другие заметки. В Workflowy нельзя вставлять изображения – только текст, и поэтому он так быстро работает и подходит для быстрых заметок и ежедневной работы.
А Evernote вполне подходит для сбора информации и анализа ее 1-2 раза в неделю.
Также Evernote является моим любимым инструментом для ведения конспектов, почему я описал в этой статьей с разбором инструментов для ведения конспектов.
Раньше на протяжении нескольких лет я вел ежедневные заметки в Evernote, но когда открыл для себя Workflowy уже понял, что по скорости ежедневной работы с ним тяжело сравниться.
Вот пожалуй все основные открытия по инструментам личной эффективности в этом году, если вам понравилась эта статья – поделитесь пожалуйста ей с друзьями, чтобы он также открыли для себя новые идеи и способы, как улучшить свою эффективность в новом году.
P.S. Подробнее о работе всех перечисленных сервисов и системе Getting Things Done (GTD) мы расскажем в нашем тренинге Мастер продуктивности – записывайтесь в него бесплатно!
