Как организовать дела. Из хаоса идей, задач и проектов наводим порядок с помощью Trello.

Дата последнего обновления: 5 января 2019

Случалось ли с вами такое? Вы даете устно задачи и поручения сотрудникам, а они сначала кивают головами в знак понимания, а потом когда приходит время с них спрашивать – они говорят что … забыли, или что так много работы или даже что вы такого не говорили? И самое печальное, что у нас самих эти поручения вылетают из головы, а вспоминаешь о них уже перед самым дедлайном, когда нужен результат, а его нет…
Замечательный сервис Trello позволит вам помнить обо всех ваших поручениях, управлять делами и задачами в организации, и видеть прогресс в работе. А учитывая, что этот сервис облачный и его не нужно устанавливать на ваш компьютер – то все участники вашей команды смогут взаимодействовать между собой, находясь на расстоянии.

Краткое содержание:

Как выглядит Trello

Trello – с чего начать (7 шагов)?

Универсальный пример организации дел любого проекта

– Done (Сделано)

  – In Progress (Сейчас в работе)

– Current Sprint (Текущий спринт)

  – Next Up (Следующие проекты)

  – On hold (Приостановленные)

  – Marketing Ideas Icebox (Идеи / Когда-нибудь)

– Questions (Вопросы обсудить)

Основные рекомендации по внедрению Trello в ваш проект

В завершение

 

Как выглядит Trello

Трелло состоит из досок (представьте себе библиотеку), внутри досок находятся разделы (аналог с книжными стеллажами), внутри разделов находятся карточки с делами и задачами (аналог книжек), внутри каждой карточки можно организовывать описание задачи и чек-листы под простые действия (аналог страниц).

И всем этим управляют члены команды у которых есть доступ к нужной информации, а рабочий процесс состоит в том, чтобы выполнять задачи и перетягивать их между разделами (как прочитывать книжки и переставлять их в нужное место).

Визуально Trello напоминает рабочую доску, на которой наклеены стикеры с задачами.

Trello – с чего начать (основы):

Шаг 1. Зайдите в Trello через свой Gmail.

Если у вас есть аккаунт в Gmail, то вы можете даже не регистрироваться на сайте Trello – а войти в него по адресу trello.com, используя свой Gmail-аккаунт

Шаг 2. Создайте новый проект.

Создайте Новую команду, добавьте в нее участников проекта и сделайте первую доску для планов и задач

Шаг 3. Настройте уровни доступа к доскам.

Удобство Trello заключается в том, что к доскам вы можете настроить 3 уровня доступа:“Приватная” (смотреть и редактировать в ней задачи могут только те, кого вы добавите), “Командная” (смотреть и редактировать в ней задачи могут все участники проекта), “Публичная” (смотреть могут все в интернете у кого есть ссылка, а редактировать только, те кто к ней добавлен)

Шаг 4. Добавьте участников данной доски, столбцы и карточки с делами.

В созданную доску добавьте участников проекта, тогда они смогут редактировать карточки в нем. Также добавьте столбцы для проекта (статусы) и карточки с задачами и делами.

Шаг 5. Создайте и наполните карточку задачами

Если вы хотите чтобы задача была выполнена, то следует указать следующие обязательные ее элементы: 
1) Заголовок: Чем конкретнее тем лучше (например лучше “Разработать структуру корпоративного сайта в формате mind-map)
2) Участников задачи (Ответственных) – это те люди которые отвечают за проект, либо взаимодействуют в нем
3) Дедлайн – срок выполнения задачи / проекта
4) Описание проекта – здесь размещаем цель проекта/задачи и справочную информацию (здесь удобно размещать ссылки на другие материалы, например на страницы Google Сайта)

Дополнительные элементы:
5) Чек-листы – простые одношаговые действия из которых строится выполнение задачи. Фишка! В чек-листы можно вставлять ссылки на другие карточки Trello.
6) Метки – пригодятся в дальнейшем для сортировки карточек
7) Вложения – прикрепляйте нужные файлы к Trello (реализован удобный просмотр PDF файлов из карточек)

Пример внешнего вида карточки проекта по составлению годового аналитического отчета

Шаг 6. Используйте форматирование в описаниях карточек.

У Trello есть возможность выделять с помощью специального форматирования описания карточек – используйте эту функцию, она визуально упрощает карточки и позволяет быстро понять то, что важно.

Пример форматирования текста в описании карточки Trello

Шаг №7. Следите за прогрессом проекта по последней активности.

В Trello есть замечательна возможность подписаться на конкретную карточку с задачей или проектом и отслеживать действия людей, которые заносят информацию в эту карточку.

Универсальный пример организации дел любого проекта

Рабочая доска от Lyndi Thompson из Tablea будет рассмотрена в качестве примера.(источник: https://blog.trello.com/an-agile-trello-workflow-that-keeps-tasks-flexible)

Done (Сделано)

В этой колонке находятся выполненные проекты, чем больше в ней карточек, тем больше мотивации двигаться дальше.

Также в карточках, по мере их завершения рекомендую ставить дату завершения проекта (Due Date) – это поможет потом составить отчет о проделанной работе по итогам недели / месяца / квартала / года.

Примечание:

Если у вас есть отдел контроля качества или тестировщики, то перед отправлением задач в столбик Done – вы можете создать столбик “Control” или “Проверить” куда сотрудники будут закидывать свои задачи.

In Progress (В процессе)

Над этими делами и задачами работаем прямо сейчас.

В этом столбце не нужно иметь много дел – т.к. одновременная работа над многими делами неэффективна. Сконцентрируйтесь на 2-4 задачами, завершите их в короткое время, и перетяните их в столбец Done.

А потом добавьте новые из следующего столбца Current Sprint (я их переставил в статье местами по сравнению с картинкой выше, т.к. логичнее двигаться с потоком дел в одну сторону, например перемещая карточки справа налево)

Дела можно систематизировать с помощью меток, разделив их на различные типы или отделы (например Маркетинг, Менеджмент, Персонал, Финансы и т.д.)

Также обратите внимание на функцию Members (Участники) – это позволяет подключить нужных участников к текущей задаче.

Current Sprint (Текущие дела)

Что такое спринт (термин из технологии Scrum) – спринт это короткий отрезок времени между планерками с подведением итогов. Спринты могут быть с той периодичностью, с которой вам удобно подводить итоги и фиксировать результаты (например: 1 раз в неделю или 1 раз в месяц).

Здесь содержится не более 5-7 текущих проектов которые нужно выполнить в ближайшем спринте. Выбирать задачи для фокуса можно 1 раз в конце рабочей недели или чаще (смотря насколько часто они у вас появляются).

Слишком большое количество проектов будет просто отвлекать и делать работу менее эффективным.

Совет: в спринте делайте карточки-проектами (“многоходовки”), в которых уже можете размещать чек-листы со сылками на карточки-задачи (“одноходовки”). Заголовки карточек с проектами выделяйте ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, чтобы они бросались в глаза и вы понимали что это карточка с проектом.

Вот так может выглядеть карточка с ПРОЕКТОМ, которая содержит в себе карточку с Задачами.

Next UP (План на след. спринт)

Здесь содержатся задачи/проекты которые поставлены в очередь на проработку во время следующего спринта.

Их тут может быть много, т.к. из них мы выберем 3-7 на проработку во время нового спринта.

On Hold (Приостановленные)

Сюда закидываем дела и задачи, которые долго висят в списках с текущими делами и не двигаются в них.  Например, когда мы ожидаюем от кого-то решения, а его все нет и нет…

Этот раздел нужен чтобы дела в проекте были в потоке и “не застаивались”. Этот список периодически очищаем. Лучше делать это в одно время, перебирайя все карточки в нем по очереди (в GTD – это аналог папки “Входящие”).

Marketing Ideas Icebox (Идеи/Когда-нибудь)

В этом списке находятся дела/идеи, которые нужно выполнить когда-нибудь, без конкретной привязки к дедлайну.

Это длинный список куда мы выгружаем любое дело или идею, чтобы освободить голову. (у Дэвида Аллена в GTD этот список называется Когда-нибудь / Может быть)

Такой список нужно периодически пересматривать и на основании его планировать ближайшую работу со спринтами. Или удалять идеи из этого списка, которые утратили свою актуальность.

 

Questions (Вопросы обсудить)

В этом списке находятся вопросы которые нужно обсудить в команде. Подобный список можно делать и под конкретное совещание, например назвав его “Вопросы к совещанию на … дата …” и попросить членов команды его заполнять по мере возникновения вопросов.

Trello для планирования публикации контента в блоге

В правой части столбцы с категориями контента (в примере ниже для кулинарного сайта – это Хлем, Завтраки и т.д.)

В первом столбце Scheduled – материалы, которые запланированы к публикации, во втором столбце To Schedule – то что планируется опубликовать в следующем месяце (из этого столбца в конце месяца выбирается 4-8 материалов для публикации в новом месяце).

Также есть смысл добавить столбец “Идеи”, в которй можно добавлять идеи контента от пользователей и случайные идеи которые возникают у команды.

Каждый материал, который запланирован к публикации отмечен конкретной датой (Due Date)

Если подключить к Trello дополнительный модуль (Power-UP) Calendar, то можно будет увидеть запланиорванные публикации прямо на календаре:

Trello для систематизации идей

Например у вас есть идея нового сайта – вы можете структурировать ее в виде доски Trello, где столбцами выступят разделы сайта, которые содержат блоки из карточек. 

Карточки могут содержать метки с целевой аудиторией (ЦА), по которым потом легко можно будет собрать любой лендинг или коммерческое предложение для конкретной ЦА

Подробнее о систематизации контента и идей с помощью Trello смотрите здесь

Trello для руководителя – доска с обзором дел в компании “с высоты птичьего полета”

Источник: https://trello.com/b/lGQZunS7/company-overview

Фишка 1: В первой карточке (слева в углу) мы описываем правила игры по которым работает эта доска

Фишка 2: В карточке с названием отдела – руководитель отдела 1 раз в неделю описывает основные достижения за неделю (в поле Описание) – свежие данные добавляются вверх, таким образом можно бегло увидеть весь прогресс работы отдела

Основные рекомендации по внедрению Trello в ваш проект:

1. Заранее составьте общую инструкцию по которой все будут работать.

Нет ничего хуже, чем дать возможность каждому делать то что он хочет в общем блокноте. Тогда это превратится в неконтролируемую свалку важной информации.

2. Проведите мини-экзамен с каждым членом команды.

Составьте список из 5-10 практических вопросов по основам работы Trello описанных в инструкции, и пусть вам человек покажет как их выполнить. Если вы на расстоянии, то это можно сделать через Google Hangouts (как проводить онлайн-совещания с автоматической записью я показывал здесь). Если мало времени – запишите один раз видео инструкцию и поручите каждому ее посмотреть и составить инструкцию для себя с текстом и картинками. Те кто нарушает – штрафуем, те кто работает по регламенту премируем и поощряем.

3. “Не делайте из проточной реки застойное озеро”

другими словами не захламляйте “застойными задачами” разделы в Процессе и Текущие дела. Карточки, которые никуда не двигаются перемещайте в On hold (В ожидании)

4. Копируйте карточки с повторяющимися задачи

Сделайте для них отдельный раздел “Шаблоны” и создайте в нем шаблоны карточек с повторяющимися задачами и типовыми чек-листами внутри. Эти карточки легко потом можно будет копировать со всем содержимым и включать в текущую работу. Например, у нас есть шаблон карточки проработки нового поставщика (см. ниже), и при добавлении нового поставщика мы просто копируем ее и заполняем уже по стандартному шаблону.
Можно также создать шаблонную карточку с чек-листом ежедневных действий, если есть действия которые регулярно повторяются (например: звонки по CRM, ответы на входящие обращения на почту, активная проработка новых клиентов и т.д.)

5. Под логически разные направления работы делайте разные доски.

Например если у вас есть цель привлечь трафик – и задача организовать производство – под это сделайте различные доски внутри команды с вашим проектом. Нет ничего хуже чем смешивание приоритетов и проектов. С другой стороны, не делайте слишком много досок, чтобы не отвлекаться. Здесь нужно соблюдать баланс.

6. Периодически просматривайте все ваши доски

Мы называем это “взгяд с высоты птичьего полета” он позволяет понять что важно, а что нет. Архивируйте старые доски, а также внутри текущих рабочих досок просматривайте проекты которые также уже не актуальны и архивируйте их тоже.

Регулярный пересмотр дел и задач и очистка хлама – это пожалуй, самая важная работа, которую за вас никто не сделает. От нее завиcит как будет выглядеть доска вашей компаниив Trello – или она будет похожа на захламленный балкон, или на упорядоченный инструмент для эффективного управления задачами.

7. Используйте фильтры для быстрого отображения нужной информации.

Например если вы хотите изучить как обстоят дела в вашей компании с вопросами маркетинга – отфильтруйте все карточки по метке Маркетинг и изучите их (остальное не будет вас отвлекать), также можно выделить только те карточки, дела по которым завершаются на этой неделе. Больше о фильтрах читайте в этой статье в блоге Trello

8. Используйте команды поиска для поиска по всем доскам.

Чтобы быстро вызвать строку поиска в Trello – нажмите клавишу “/”. Через поиск вы сможете искать по различным доскам нужную вам информацию, причем текст или фрагмент будет искаться не только в заголовках карточек, но и в их описании.

Есть также специальные команды поиска (операторы) – о них подробнее в блоге Trello

Владельцы платных аккаунтов Trello Gold и Business Class смогут сохранять историю своих поисков и быстро выводить эту информацию снова.

9. Прикрепляйте e-mail переписку к карточке Trello.

Когда вы создаете любую карточку, под нее создается уникальный e-mail и если вы его вставите в копию письма, то письмо прикрепится волшебным образом к этой карточке. Также удобно отправлять e-mail’ы с важной информацией прямо в карточку проекта.

10. Свяжите Trello с Google Calendar.

Trello можно интегрировать с Google Календарем и визуально видеть какие задачи к какому сроку нужно выполнить.
Обратите внимание, что календарь относится к дополнительным фишкам, и в бесплатной версии Trello можно поставить только одно улучшение, если хотите подключить больше фишек – купить Trello Gold.

 

11. Помещайте новые карточки вверх списка

По умолчанию в Trello новые карточки уходят вниз списка и их нужно перетаскивать потом вверх (это не удобно, когда скажем у вас Trello выступает как архив и приходится вниз листать чтобы посмотреть новые материалы).

Как добавить карточку Trello сразу вверх списка:

Вариант 1: Наведите мышкой на первую карточку и нажмите клавишу N – новая карточка создастся сразу вверху списка

Вариант 2: При создании карточки в заголовке напишите ^top и нажмите ENTER – карточка перенесется вверх списка и вы сможете продолжить ввод заголовка

Советы коллегам при внедрении Trello в компании:

 

Что еще почитать о Trello:

Статья о Trello от Полины Воловик в блоге Нетологии – общая базовая статья для начинающих о том, почему Trello такой интересный с парой картинок примеров внедрения в компании.

Из интересных комментариев пользователей к статье:

Butler – бот для Trello. Работает просто задаете ему команду например “если чек-лист заполнен, добавь ярлык и перемести карточку в лист Выполнено” и таких команд можно придумать очень много под любые задачи, решает вопросы автоматизации, делает огромный объем работы за вас.

plus for trello – менеджер времени. Например с помощью того же Butler можно отслеживать сколько карточка находилась в листе пока ее не перенесли в другой лист. Или фиксировать кто сколько работал над карточкой.

Всем кто осваивает Trello советую сразу знакомится и с этими дополнениями, а кто уже пользуется внедрять потихоньку.

Также сказать хочу про упомянутый в статье Zapier. С помощью него я создал отличную связку между Trello и Google calendar. Работает это так:

Благодаря ботк Buttler В Trello с помощью Zapier из Google calendar в одно “касание” “прилетает” в лист (у меня он “Google calendar”) запись далее Butler бот определяет дату и переносит данную карточку в нужный лист (Today, Tomorrow, Task for this week, Next week). В обратном направлении то есть из Trello в Google calendar происходит следующим образом, к созданной карточки с датой прикрепляется ярлык (у меня “In Google calendar”) и Zapier отправляет запись в Google calendar. Данный способ подходит для людей с небольшим списком дел так как Zapier даёт бесплатно 100 операций в месяц.

В завершение:

Trello – это незаменимый бесплатный инструмент для управления делами и задачами в организации. К его основным преимуществам можно отнести:
– кросс-платформенность – работа на любом компьютере или смартфоне;
– облачность – доступ из любого места где есть интернет;
– распределение уровней доступа к материалам в команде;
– любые изменения синхронизируются автоматически у всех пользователей на всех устройствах;
– проведение презентаций на смартфоне или на большом дисплее – Trello покажет данные на любом устройстве;

– Trello очень гибкий и вы можете использовать любые комбинации досок / разделов / меток / карточек. Поэтому внедряйте свои идеи, импровизируйте и получайте эффективную работу на выходе!

P.S. Если вам понравилась статья – поделитесь ей пожалуйста со своими знакомыми в социальных сетях и открывайте бесплатный аккаунт в Trello по нашей партнерской ссылке: https://trello.com/alextsyglin/recommend