Как составить план (метод Стивена Кови)
9 Апр 2017
» » » Как составить план (метод Стивена Кови)

Как составить план (метод Стивена Кови)

кем | размещено в: Личная эффективность, Лонгриды | 1

Содержание статьи


В этой статье вы найдете подробную инструкцию о том, как прописать свою миссию, определить ценности и составить план на любой период (год, месяц, неделю, день).

 

Три шага которые нужно сделать ДО любого планирования

Не поленитесь выполнить эти ТРИ ШАГА, и тогда ваши планы будут осмысленными, вы не остановитесь на полпути, а внешние события и обстоятельства не смогут вас остановить и запутать.

Эти три шага не обязательно их выполнить за один раз, можно за несколько "присестов"

 

 

Шаг №1. Определите свои ценности

Любое планирования начинается с определения ценностей и миссии - или ответа на вопросы: зачем я это делаю, что я бы хотел получить и каким хотел быть.

 

Когда поймете какая ценность для вас важна - запишите ее, а напротив напишите что для вас значит эта ценность в действии

Примеры ценностей и поясняющих утверждений:

Профессионализм
Поясняющие утверждения:
- я постоянно развиваюсь в сфере, которая мне интересна;
- я открыт к новым идеям и советам от более опытных коллег;

Командная работа:
- я умею работать в команде и действовать ради общего блага, заткнув свою гордыню и чувство собственной важности;
- я умею войти в положение другого члена команды и понять его мотивы, что им движет и что для него важно;

Взаимное уважение к супруге/супругу:
- я уважаю и ценю свою супругу
- я умею войти в ее положение, когда она нервничает и переживает и постараться успокоить ее
- даже когда я разнервничался и говорю сгоряча, я осознаю полностью насколько я уважаю свою супругу как личность и не позволяю себе обидные слова и действия

Когда вам трудно и вы действуете под действием эмоций и обстоятельств - открывайте свои ценности и перечитывайте их вслух, это позволит принимать обдуманные решения, за которые потом не придется сожалеть (ведь независимо от результата эти решение будут в соответствии с вашими ценностями)

Задание №1:

Пропишите свои ценности на бумаге, лучше всего на последней странице записной книжки, которую всегда носите с собой (или в заметках в телефоне).

 

Шаг №2. Опишите ваши роли

Роли отражают вас как личность, ваше место в семье, обществе и мире в целом.

 

Когда вы прописываете роли, вы понимаете каким бы вы хотели быть и как себя вести. И ваше поведение тогда будет принадлежать вам
Вполне возможно, что сейчас есть некоторые роли, которые вы выполнять не хотите и вам их навязали.

Примеры совмещения ролей:

Василий, основатель IT-компании:

- лидер в коллективе
а) Основные люди связанные с ролью: коллеги по работе
б) Поясняющие утверждения: я стараюсь объединить коллектив общей идеей, вдохновить на достижение общей цели

- предприниматель и новатор
а) Основные люди связанные с ролью: бизнес-партнеры, инвесторы
б) Поясняющие утверждения: я стараюсь объединить коллектив общей идеей, вдохновить на достижение общей цели

- муж
а) Основные люди связанные с ролью: жена
б) Поясняющие утверждения: я любящий и заботящийся о своей жене муж, я верен ей и уважаю ее и поддерживаю в трудные минуты

- сын
а) Основные люди связанные с ролью: мать и отец
б) Поясняющие утверждения: я люблю и уважаю свои родителей, я забочусь о них и помогаю им своим вниманием и деньгами

 

Анна, руководитель HR-службы:

- руководитель HR службы
а) Основные люди связанные с ролью: руководитель, сотрудники, кандидаты в сотрудники
б) Поясняющие утверждения: я внимательно отношусь к своим сотрудникам, умею их выслушать и понять их точку зрения

- мать:
а) Основные люди связанные с ролью: сын
б) Поясняющие утверждения: я любящая мать, которая всегда найдет время для воспитания своего сына и чтобы подарить ему любви и ласки

- жена
а) Основные люди связанные с ролью: муж
б) Поясняющие утверждения: я любящая и верная жена, которая умеет слушать своего мужа и вдохновляет его на достижения

 

Задание №2:

Пропишите важные для вас роли и напишите идеальное их исполнение. Например: вместо Вася - муж, лучше: Вася - муж, который умеет выслушать, понять свою жену, и находит время на семью (минимум 1 час теплого общения), даже если завал на работе.

 

 

 

Шаг №3. Напишите заявление о своей миссии

Личная миссия должна отражать все, в чем вы хотите поучаствовать за свою жизнь, что хотите сделать и каким человеком хотите быть.

 

Она требует углубления в себя, тщательного анализа, продуманных выражений и многих переработок в поисках окончательного варианта. Могут пройти недели, даже месяцы, прежде чем вы полностью удовлетворитесь сделанным, почувствуете, что у вас получилось исчерпывающее и сжатое изложение ваших сокровенных ценностей и устремлений. И даже тогда вы будете регулярно возвращаться к написанному, внося некоторые коррективы по мере того, как с годами будут изменяться ваши взгляды и обстоятельства. Но в основе своей ваша Личная Миссия становится вашей конституцией, четким выражением вашего видения и ваших ценностей. Она становится критерием, по которому вы измеряете все в своей жизни.
Стивен КовиАвтор книги "7 навыков высокоэффективных людей"

Написание и пересмотр Личной Миссии меняет вас, поскольку заставляет глубоко, тщательно продумывать свои приоритеты и приводить свое поведение в соответствие с убеждениями. Когда вы делаете это, другие люди начинают ощущать, что вами управляет не окружающая среда и не то, что с вами происходит в жизни.

Вы обладаете чувством Личной Миссии в отношении того, что вы пытаетесь делать, и это доставляет вам радость.

 

Ответы на эти вопросы помогут вам составить вашу Личную миссию:

1. Чего вы хотите добиться в профессиональной жизни, что окажет наибольшее положительное влияние на всю вашу жизнь?

2. Чего вы хотите добиться в личной жизни, что окажет наибольшее положительное влияние на всю вашу жизнь?

3. Каким человеком я хочу быть (например, сострадательным, трудолюбивым, с чувством юмора, ответственным и т.д.)

4. Все что я хочу сделать за жизнь и какой след оставить на земле (например, побывать в 30 странах, защитить докторскую, заработать и отложить $1 млн)

5. Все что я хочу иметь (например, новый дом, в 10 минутах от моря, яхту 12 футов, пенсионный счет с накоплением $1 млн и пассивным доходом $10 тыс. в месяц)

6. Чтобы вы хотели услышать о себе (представьте что вы празднуете свой 80й День Рождения, вокруг вас собрались коллеги, друзья, родственники). Каким они должны вас запомнить? Чтобы вы хотели чтобы они сказали?
- члены вашей семьи
- друзья
- соседи
- коллеги

7. В какие моменты своей жизни я испытывал самое больше счастье и удовлетворение?

8. Какие из профессиональных видов деятельности приносят мне самое большое удовольствие и удовлетворение?

9. Что в личной жизни представляет для меня самую большую ценность?

10. Какие таланты и способности у меня есть или какие я хочу иметь?

 

Пример личной миссии

Я люблю свою семью, забочусь о жене и детях, а также о своих родителях. Я трудолюбивый и упорно тружусь над своим благополучием. Я стал профессионалом в области маркетинга и продаж. Изучение новых трендов и идей приносит мне наибольшее удовлетворение. Я действую в соответствии со своими ценностями, и не переживаю если что-от не получается сейчас, я знаю что это обязательно получится в дальнейшем. Я иду по жизни с улыбкой и благодарю за каждый прожитый день. После себя я оставлю здоровых детей и внуков, а также идеи по маркетингу и продажам, которые будут использовать тысячи людей.

 

Задание №3:

Останьтесь один на один с собой в тихом месте и напишите вашу личную миссию. Сделайте это сперва на черновике, а потом перепишите в ежедневник или телефон, который у вас всегда под рукой. 

 

Общая схема планирования

После того как вы определились с ценностями и описали их, вы можете приступать к определению целей.

 

И вот важные мысли которые стоит запомнить:

а) цели должны соответствовать вашим ценностям, которые вы детально
описали;

б) цели должны быть сбалансированными с вашими ролями - не нужно
увлекаться какой-то одной ролью (например ролью Руководителя компании), и при
этом уделяя недостаточно внимания другой роли (например роли Мужа);

в) цели распределяйте в порядке важности или приоритетности;

г) цель должны быть конкретными и со сроками выполнения (по технике SMART);

д) большие цели нужно разбивать на "узловые пункты (УП)" - так я их для себя
назвал. Именно узловые пункты для вас являются очень сильными мотивирующими
звеньями для достижения глобальной цели. Двигаясь постепенно от одного
узлового пункта к другому, вы набираетесь мотивации и уверенности в конечном
результате. А энтузиазм и воодушевление самые важные факторы успеха.

Схема планирования целей на основании ценностей
Схема планирования целей на основании ценностей

Любую цель разбивайте на этапы (узловые пункты) и описывайте их конкретно и измеримо, а также ставьте дедлайны или сроки к которым эти цели и узловые пункты должны быть выполнены.

Для разложения целей на этапы удобно использовать таблицу Excel, а также Mind-карту. В таблице детально опишите конкретные шаги по выполнению цели и дедлайны.

Описывайте цели наоборот….

Попробуйте описать достижение цели не с начала, а с конца. Подумайте какой предыдущий простой шаг предшествовал достижению цели? А какой был перед ним? А перед ним и т.д.

Пример разложения цели на подцели или этапы

В примере основная цель - написание обзорной статьи с самыми известными трудами по личной эффективности.

Пример планирования с конца
Пример планирования с конца

Ссылка на таблицу в формате Google Spreadsheets - здесь
(вы можете скопировать таблицу к себе на Google Диск через меню Файл - Создать копию)

 

Задание №4:

Запишите 3 самых важных для вас цели в различных сферах жизни. Распечатайте или перепишите их в свой ежедневник. Фишка: промежуточные этапы удобно записывать карандашом, чтобы удобно было их менять местами.

 

Матрица управления временем

Все дела которые мы совершаем можно классифицировать по определенным признакам. Стивен Кови предлагают очень удобный стиль отображения в виде матрицы

Матрица управления временем
Матрица управления временем

Есть дела срочные и важные (например звонок телефона, или подготовка к экзамену за день до него) - такие дела мы относим к квадранту "I.  Необходимость", от них никуда не отвертишься, их нужно выполнять иначе будет  трудно. Но если заниматься только ими, то наступает кризис, депрессия, синдром  трудоголика.

Есть дела, срочные но неважные (например коллега просит вместо него  пообщаться с клиентом, или вас приглашают на совещание которое состоится  через час, но для вас там будет немного пользы) - квадрант с этими делами  назовем "III.Разочарование". От таких дел нужно научиться отказывать с  улыбкой и без ощущения чувства вины. Сперва будет трудно, и возможно многие  на вас будут обижаться, но если вы этого делать не будете тогда ваше окружение  будет думать, что вы это делать обязаны и начнут вас использовать. И потом  попробуйте доказать что вы это не должны делать, а сделали один раз просто из  жалости...

Есть дела неважные и несрочные, тысячи людей вечером приходят после работы,  ложатся на диван, включают телевизор и... тратят время на неважное и несрочное,  квадрант с этими делами назовем "IV. Излишества".  Регулярно делая дела из этой группы, вы становитесь ленивее, глупее и постепенно теряете жажду к жизни и мотивацию достигать результатов и становиться лучше.

И наконец дела важные и несрочные, их отнесем к квадранту "II. Эффективность" - это самое продуктивное наше времяпровождение! Выполняя  эти дела мы не бежим как белка в колесе (как в случае с квадрантом "I.  Необходимость"), мы работаем не спеша, у нас есть возможность  сосредоточиться и спокойно делать то, что было запланировано изначально и приведет нас к цели.

Особенность выполнения этих дел:
а) вы должны быть сильно замотивированы делая дела из этой группы, т.к.  результат по ним появится не сразу;
б) иногда срочные неважные дела (квадрант III. Разочарование) выполнить  проще чем несрочные но важные дела, и тогда мы облегчаем себе участь и  выполняем первыми дела из квадранта III., вместо квадранта II. Эта проблема  решается волевым усилием, когда иногда неприятные или сложные но важные  дела мы выполняем первым делом.

Живите в квадратах 1 и 2, распределяя дела между собой, и тогда ваша жизнь будет сбалансированной и продуктивной.

Начинайте день с важного и сложного….

Кстати очень полезный практический совет: с утра придя на работу, вместо того чтобы лезть в соц. сеть или проверять электронную почту на предмет срочных (но не всегда важных ) вопросов, начните рабочий день с важного и сложного дела, поработайте над ним пару часов, потом сделайте передышку в виде проверки e-mail'ов и разговоров по телефону.

 

Задание №5:

Возьмите 3-4 дела которые вы сделали за последние 2 часа и классифицируйте их по матрице Кови

 

Как составить план на неделю

План на неделю позволяет вам не сбиться с пути и двигаться в соответствии с вашими долгосрочными планами.

 

Когда составляете план на неделю помните о трех вещах:

1) делайте это до начала рабочей недели;

2) делайте это в спокойном месте в котором вас никто не будет отвлекать, выделив на это 30-60 минут;

3) первым делом запланируйте отдых и время с семьей, потом все остальное (иначе на это не хватит времени)

В план на неделю включайте только важные дела или как их называет Стивен Кови - "крупные камни", показывая на примере ведро, которое эффективно нужно заполнить камнями: сперва укладываем туда крупные камни (планируем сперва важные дела), потом насыпаем гальку (мелкие повседневные дела) и только потом песок (случайные и мимолетные задачи).

Большинство крупных камней относятся к квадрату 2 (Важное, но не срочное)

Пример еженедельного плана

Для удобства распечатайте план на плотной бумаге и сделайте его закладкой в ежедневник, а также запланируйте в нужные дни время под мероприятия, которые вы написали в плане

Пример еженедельного плана
Пример еженедельного плана

В начале месяца запланируйте важные события

В начале месяца - запланируйте многодневные встречи/конференции или события на весь день в календарь на месяц (например, Дни рождения, деловые поездки, командировки и т.д.), и когда будете составлять план на неделю и бронировать время под текущие планы - первым делом обращайте внимание на календарь Месяца. После этого просмотрите цели и узловые пункты и внесите их план на неделю

 

Задание №6:

Заполните календарь на месяц из событий в конкретный день, после чего составьте план на неделю из "крупных камней", распечатайте его на плотной бумаге и вырежьте в виде закладки (если нет принтера, то напишите от руки)

 

Как составить план на день

План на день составляем из плана на неделю, первым делом включая срочные важные дела и встречи, вторым делом блоки отдыха и восстановления и третьим делом важные не срочные дела ("крупные камни")

 

План на день лучше всего составлять с вечера, чтобы за ночь ваш мозг с ним поработал и нашел решения текущих задач и придумал новые идеи.

Также план на день должен быть всегда под рукой. В идеале на 2х носителях печатном (например в ежедневнике) и электронном (например на смартфоне)

План удобно составлять карандашом для быстрой правки.

В левой части плана пишем список дел, их также можно разделить на проекты по блокам (рекомендуется на день планировать не более 2х важных проектов)

Также возле каждого дела ставится приоритет (A/B/C)

Дела с приоритетом А старайтесь выполнять первым делом (пронумеруйте их в порядке выполнения).

Пример плана на день с расставленными приоритетами ниже

Шаблон плана на день в Ежедневнике
Шаблон плана на день в Ежедневнике

В примере выше, день условно разбит на 3 важных блока:

с 10 до 14 - утро, самое ударное время для важных дел
с 14:30 до 16:30 - время после обеда с низкой эффективностью
с 16:30 до 18:30 - вечернее время для зачистки хвостов

Самые важные дела планируется выполнить в первой половине дня.

Дела которые выполнены - вычеркиваются, а которые перенесены - ставится отметка.

Правая часть - это фактически потраченное время, оно может отличаться от запланированного.

Это нормально, когда не нормально…

Не расстраивайтесь, если по итогам дня фактически потраченное время не совпадает с запланированным - это нормально, ведь в течение дня появляются различные мелкие и срочные дела и задачи. Но со временем у вас появится "чувство времени" и вы начнете планировать ваш день более точно.

 

В завершение

Планирование требует определенной работы над собой, дисциплины и усилий, но эти усилия будут вознаграждены результатами. Также вы будете чувствовать себя гораздо лучше, когда будете осознавать, что каждый день прожит не зря - в соответствии с вашими ценностями, да еще и приблизил вас к вашим долгосрочным целям.

Подписаться Александр Цыглин: