Содержание статьи
- Начинайте с Драйвера и критериев успешного результата
- Спланируйте базы данных и связи между ними исходя из описанных критериев.
- Создайте эти базы данных в Notion (1 база = 1 страница)
- Наполняем контентом и добавляем нужные нам свойства в карточки Целей, Проектов, Продуктов
- Спланируйте как будут выглядеть ключевые страницы решения (Dashboards)
- Создайте необходимые виды (Views) и сразу встраивайте их в Ключевые страницы (Dashboards)
- В завершение: Как сделать так, чтобы коллеги пользовались вашим решением?
В это статьей я дам пошаговый алгоритм, как спроектировать в Notion IT-решение для управления проектами с которым потом удобно будет работать. Под IT решением в Notion я понимаю – несколько баз данных, связанных между собой, и ключевые страницы (dashboards) на которых видная самая важная информация по проектам и бизнес-задачам компании.
Статья написана на основе успешного опыта внедрения Notion в международных компаниях в которых я занимал разные роли от управляющего проектами, до директора. Благодаря тому, что Notion это очень гибкий и масштабируемый сервис, то эти идеи будут полезны как владельцам небольших компаний так и управляющими проектами и product owner’ам в средних компаниях.
С чего начать?
Начинайте с Драйвера и критериев успешного результата
Драйвер (или мотив) – это очень ценный элемент из Sociocracy 3.0 (подробнее о драйвере здесь), который наполняет смыслом любые проекты, т.е. отвечает на вопрос Зачем?
Как сформулировать драйвер (мотив)
Драйвер состоит из 2х частей:
1. Что происходит сейчас?
Описание текущей ситуации и последствий, к которым она приводит
2. Какова потребность?
Что мы хотим получить в итоге и какой эффект мы получим если все сделаем успешно.
Сформулируем пример драйвер для нашего текущего решения в Notion – Доски для планирования целей и проектов в команде:
Начался новый год, и планируется много проектов. Текущее решение для планирования сложное и с ним неудобно работать. Это влияет на мотивацию команды работать с доской проектов, а в итоге на конечный результат.
Необходимо найти способ, как сделать доску проектов удобной, простой и при этом информативной, чтобы каждый участник команды понимал общие приоритеты и свой вклад в достижение общих целей. Тогда проекты будут реализовываться быстрее, и продукты выпускаться чаще.
В первом блоке – первая часть драйвера с описанием текущей ситуации и последствий к которым она приводит. В зеленой – нашей потребности и эффекту от найденного решения
Что для вас важно видеть в конечном решении?
Опишите, критерии успеха – какие задачи должно решать конечное решение, какую информацию должна вам давать, например:
- Визуализировать глобальные цели компании
- Чтобы было видна какая команда какие цели реализует
- Показывать как они связаны с проектами
- Сделать так, чтобы проекты были достижимыми и в ходе их реализации регулярно создавалась ценность (продукты)
- Чтобы был виден график запуска продуктов
- Чтобы была видна загрузка команд проектами
- Чтобы каждый сотрудник видел в каких проектах и запусках новых продуктов он участвует, и мог планировать всю свою работу из одного места
Лучше все описать решение со стороны всех групп пользователей, которые будут им пользоваться. Например, для IT-решения для планирования это могут быть такие целевые группы:
Владельцы бизнеса – что важно:
- Понимать сколько человек работает в компании и из каких отделов она состоит
- Какие долгосрочные цели стоят перед компанией сейчас?
- Какие проекты реализуются чтобы достичь целей и статусы проектов на сегодня?
- Какие измеримые результаты достигаются в результате деятельности компании?
- Прибыль в разрезе по месяцам и по командам
Руководители отделов, команд – что важно:
- Какие долгосрочные цели стоят перед моей командой/отделом?
- Какие проекты сейчас реализует моя команда и какие статусы проектов на сегодня?
- Насколько загружен отдел проектами – график проектов в виде таймлайн
- Какие измеримые результаты создает моя команда, реализовывая проекты?
- Коммуникация с партнерами и контрагентами
- Доходы, расходы и прибыль команды в разрезе по месяцам
Сотрудник компании – что важно:
- Персональная страница для каждого сотрудника со статистикой проектов и продуктов
- Календарь всех встреч по проектам и продуктам и их протоколы
- Список задач со всех проектов и продуктов в которых участвует сотрудник в одном месте
- Список всех проектов в которых я участвую в одном месте со статусами по ним
- Доска всех продуктов которые мы запускаем в одном месте
Спланируйте базы данных и связи между ними исходя из описанных критериев.
В базе данных сделайте 3 столбца:
- название баз данных;
- для чего – здесь опишите какие критерии успеха будут реализованы в ней
- связи – с какими другими базами данных будет связана
Создайте эти базы данных в Notion (1 база = 1 страница)
Каждую базу данных заведем в отдельную страницу, а для страниц сделаем тематические иконки.
Внутри созданных баз данных сделайте связи исходя из плана, который мы составили в прошлом разделе
Наполняем контентом и добавляем нужные нам свойства в карточки Целей, Проектов, Продуктов
Перед тем как наполнять созданные базы данных целями, проектами и продуктами, рекомендую их сперва выписать пару целей на листе (или на онлайн доске, например в Miro) – это позволит структурировать информацию на старте, чтобы занести ее в Notion быстро.
Теперь можем перенести эти данные в Notion, но чтобы это сразу приобретало красивый вид – есть один лайфхак.
💡Лайхак с шаблоном страницы и иконкой: Для Целей, Проектов и Продуктов – сделайте шаблон страницы по умолчанию с нужной иконкой, и тогда всем новым страницам, которые вы будете создавать внутри баз данных автоматически будут присваиваться выбранные иконки и общий список будет выглядеть значительно лучше.
По мере наполнения баз данных целями, проектами и продуктами добавляйте сразу внутрь их свойства, которые будете использовать для работы. Ниже пример карточки проекта с добавленными свойствами (1) из которых часть из них – это Relation c другими базами данных (2)ю
💡Лайфхак с иконками для свойств: Чтобы сделать карточку более привлекательной, добавляйте иконки перед свойством
Спланируйте как будут выглядеть ключевые страницы решения (Dashboards)
Чтобы спроектировать решение нужно понимать какие важные Страницы вы хотите видеть и что должно быть внутри них. Это аналогично созданию сайта, перед тем как создать сайт у вас должна быть описана его структура и готов контент для него.
Определете ключевые страницы (Dashboards) в вашем решении
Например в нашем решении для планирования, я хочу чтобы были следующие ключевые страницы
- Главная страница
- Страница Команды
- Персональная страница Сотрудника
- Страница Цели
- Страница Проекта
- Страница Продукта
- Страница Контрагента
Для удобства создадим отдельную страницу с таблицей в котором опишем ключевые страницы
Содержание страницы с описанием ключевых страниц:
Нарисуйте прототипы страниц из основных блоков Notion (Галерея, Доска, Таблица, Таймлайн, Список, Календарь)
Когда прояснили цель ключевых страниц, и что там должно быть – то время нарисовать прототипы для них, изобразив на них что вы хотите видеть. Этот процесс очень похож с созданием прототипа веб-сайта.
Это можно сделать на листе бумаги или на планшете стилусом. Например, прототип главной страницы может выглядеть так:
Для продвинутых я рекомендую собирать прототип в онлайн-доске Miro. Под каждую ключевую страницу сделайте отдельный фрейм и соберите в него нужные блоки.
Я подготовил для вас шаблон доски который можно себе скопировать и сделать из нее прототипы для своих страниц: https://miro.com/app/board/uXjVPuau72w=/
Примеры прототипа главной страницы собранный из готовых блоков в доске Miro
Далее по такому же принципу из блоков собираем как должны выглядеть другие страницы решения, параллельно описывая их в нашей базе данных с описанием ключевых страниц
Создайте необходимые виды (Views) и сразу встраивайте их в Ключевые страницы (Dashboards)
Когда у нас нарисованы прототипы каждой ключевой страницы, мы можем начать настраивать виды наших баз данных, добавляя нужные свойства.
И сразу по мере готовности создавать ключевые страницы из этих видов.
Ниже пример создания главной страницы компании
Далее движемся по плану и по очереди настраиваем виды и встраиваем их на главную страницу, согласно плану который мы подготовили. Таким образом через несколько итераций у вас будет полность готовая Главная страница
Обратите внимание, что если вы будете изменять внешний вид встроенной базы данных, то она будет изменяться только на этой странице, и эти изменения не затронут вид в главной базе данных.
После того как первая ключевая страница заполнена – создавайте нове виды и наполняйте ими другие ключевые страницы согласно плану!
Лайфхак с фильтрами в шаблоне страницы в базах данных Notion
Удобно когда все страницы в базах данных по единому стандарту, для этого используйте шаблоны страниц в базе данных. Ниже на картинке показано как активировать шаблон.
💡Лайфхак c фильтрами внутри шаблона страницы: внутри шаблона страницы в базе данных можно настроить фильтр во встроенной базе данных таким образом, чтобы при при создании любой новой страницы фильтр автоматически присваивался с названием этой страницы.
В завершение: Как сделать так, чтобы коллеги пользовались вашим решением?
Когда решение будет готово – запишите небольшое видео как в него добавлять цели, проекты, задачи и пригласите небольшую группу наиболее заинтересованных коллег с ним поработать и дать вам обратную связь.
Поработайте в таком режиме с ними пару недель: обратная связь → корректировка → тестирование → обратная связь
После этого вместе, презентуйте проект руководству, в котором будут реальные данные и его можно будет попробовать в работе на практике.
После этого делайте общую презентацию в компании, и обязательно всем пользователям высылайте видео-уроки которые записали, которые им нужно посмотреть перед началом работы.
💡Лайфхак: Для сбора обратной связи сделайте группу в корпоративном чате (Teams/Slack/Telegram) и просите людей делиться вопросами. Фиксируйте самые частые вопросы и когда их накапливается много на одну и ту же тему, записывайте об этом видео.
P.S. Спасибо за прочтение этой совсем не короткой статьи, в качестве подарка за терпение – хочу подарить вам шаблон решения о котором я писал в этой статье, его можно скачать здесь
Буду рад обратной связи и вопросам, которые вы можете оставить в форме ниже.
