Содержание статьи
Классическая модель управления проектами “водопад” (waterfall) основана на методах управления проектами, разработанных в 50х годах XX столетия в США. В основе этих методов лежит разделение большого на малое (создание структуры и плана проекта), а дальше планирование работ во времени (календарный план работ).
Классическая модель эффективна в условиях, когда требования к проекту стремятся быть неизменными на протяжении всего времени работы над проектом, а сроки завершения являются критичными.
Классический пример такого проекта – строительство дома. Когда в начале проекта составляется проектная документация, согласовывается бюджет проекта и срок реализации. Когда дом начинает строиться, он строится в соответствии с проектом, а если заказчик захочет достроить например второй балкон, то это сделать будет нельзя в рамках данного проекта, и весь процесс начиная с планирования проекта придется переделывать.
При планировании проекта определяются основные роли:
– Заказчик (Инвестор)
– Исполнитель
– Подрядчики
Заказчик определяет цель, ограничения проекта и его финансирование. Исполнитель выполняет проект согласно утвержденному плану, привлекая для этого подрядчиков, которые могут привлекать в свою очередь субподрядчиков.
Основная задача исполнителя – реализовывать проект в рамках ограничений, определенных заказчиком (финансовых, временных, объемов работ).
Например, если заказчик хочет чтобы 2х этажный дом площадью 200м2 был построен к концу года при бюджете 100 000$, то основной задачей исполнителя является постройка дома к 31 декабря в рамках данного бюджета.
В начале проекта заказчик и исполнитель обычно договариваются о том, что будет если срок сдачи объекта будет просрочен, или бюджета не хватит, и эти условия вносятся в договор.
Например, когда я консультировал компанию, которая занималась оптовой торговлей зерном, то там каждый день просрочки в погрузке зерна на судно в порту в со стороны продавца зерна жестко штрафовалась, т.к. каждый день простоя судна обходился покупателю в кругленькую сумму, и это условие было прописано в контракте.
Кто такой Project Manager (PM)
Для более эффективного взаимодействия заказчика и исполнителя между ними часто появляется связующее звено – project manager (или управляющий проектом), который обычно назначается со стороны исполнителя для более эффективного взаимодействия между заказчиком и командой исполнителя.
Основные инструменты project manager’a это:
– календарный план работ, согласованный с заказчиком
– детализированный план работ (например, в формате диаграммы Ганта)
– система управления задачами в команде (например Trello, Asana и т.д.)
– регулярные совещания с командой на которых определяются приоритеты и подводятся итоги выполненных работ
Последовательность этапов в каскадной модели
Работа над проектов в каскадной модели состоит из следующих основных этапов, которые идут друг за другом последовательно (пока не закончится предыдущий этап, не может начаться следующий).
Анализ требований
↓
Проектирование
↓
Реализация
↓
Тестирование
↓
Интеграция
↓
Поддержка
Проектная документация
В классической методологии управления проектами, можно выделить 3 основных документа:
1.УСТАВ ПРОЕКТА
С этого документа начинается стадия Инициации работы над проектом. Устав проекта описывает правила игры в проекте, возможные риски и полномочия руководителя проекта.
1. Цель проекта: цель должна быть сформулированная по принципу SMART (об этом читайте в 1й части статьи)
2. Проектные ограничения: сроки, стоимость, объем работ (содержание)
3. Участники проекта: организационная структура с уровнями подчинённости
4. Полномочия руководителя проекта: полномочия использования ресурсов (финансовых, человеческих)
5. Допущения проекта – то что будет использовать руководитель проекта в разработке плана (например для строительства дома – средняя рыночная стоимость постройки 1м2 в данном регионе)
6. Проектные риски – должны быть сформулированы и четко прописаны, например
не сможем найти квалифицированный персонал, не успеем получить нужную лицензию и т.д.
7. Контрольные точки проекта (Milestones) – в примере со строительством дома это может быть, вырыт котлован – залит фундамент – выгнали коробку – положили крышу – облицовали фасад и т.д.
8. Финансовое обоснование – график время и деньги, по вертикальной оси (ось ординат) – деньги, по горизонтальной (ось абсцисс – время)
На графике важно показать период окупаемости и ожидаемая прибыль
Любое изменение – это отклонение от плана, если изменение принесет большую прибыль, то заказчику оно нужно – решение об изменениях должен принимать заказчик
2.ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ
Документ, который описывает действия команды, как в рамках устава добиться результата проекта. Основные разделы плана управления проектом:
- Перечень работ
- Календарный план
- Бюджет проекта
- План управления персоналом
- План управления коммуникациями
- План управления изменениями
- Матрица ответственности
- Ресурсный план
3.АКТ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ
Этот документ заключается между заказчиком и исполнителем в конце срока проекта
В акте фиксируется перечень выполненных работ, сроки и результаты, которые были переданы заказчику.
Когда данный документ подписан, значит заказчик принимает работу со стороны исполнителя и не имеет к нему претензий.
Матрица заинтересованных сторон проекта
Эту матрицу нужно строить в рамках Устава проекта. В ней определяются стороны, которые заинтересованы как в успехе проекта, так и в его неудаче. А также их влияние на конечный результат.
По вертикальной оси в матрице – Интерес к проекту, а по горизонтальной оси – влияние на проект.
Когда составлена матрица заинтересованных сторон, необходимо отметить уровни вовлеченности участников матрицы.
Уровни вовлечённости участников
1. Вообще не знают что проект происходит.
2. Сопротивление
3. Нейтральная позиция
4. Поддержка (на словах)
5. Активное участие
Для важных участников проекта, нужно прорабатывать стратегию чтобы постепенно повышать уровень вовлечённости от уровня “вообще не знают о проекте” до как минимум “нейтральная позиция”, а лучше “поддержка проекта”
Как составить план управления проектами (10 шагов)
1. Разработка устава проекта
На этом этапе также определяется руководитель проекта и прописываются основные проектные ограничения
2. Определение заинтересованных сторон проекта
Здесь составляется матрица заинтересованных сторон, определяются уровни их вовлеченности, и общая стратегия повышения вовлеченности для стратегически важных сторон.
3. Сбор требований проекта
а) Выписываем все требования; б) оставляем только выполняемые требования; в) Требования преобразовываем в конечный результат (например, ручка, которая пишет а мокрой бумаге)
4. Разработка иерархической структуры работ
На этом этапе крупные уровни проекта раскладываются на более мелкие – происходит
декомпозиция работ по проекту.
5. Определение связей (последовательность работ)
Это удобно делать в формате диаграммы Ганта, где сразу видны этапы работ их последовательность и протяженность во времени.
6. Определение ресурсов
Здесь составляется план поступлений ресурсов и план их трат. Это делается для того, чтобы заранее спланировать когда потребуется дополнительное финансирование для проекта, чтобы привлечь его наиболее оптимальным образом (например выпустив облигации, вместо получения краткосрочного необеспеченного кредита)
7. Календарный план
Рассчитываются дату начала задачи и окончания этапов проекта, с детализацией до небольших задач.
8. Оценка стоимости (смета проекта)
9. Бюджет проекта
Бюджет проекта составляется в виде сметы, распределенной по статьям затрат и по периодам
10. Согласование плана проекта с заказчиком / инвестором.
Где найти больше информации об управлении проектами?
Больше об управлении проектами читайте в следующих статьях (некоторые готовятся к публикации, а некоторые уже опубликованы):
Что такое проект: классификация и основные характеристики
Классическая (каскадная) модель управление проектами по принципу “водопад” (waterfall) – текущая статья
Agile методология управления проектами – готовится к публикации
Что такое Scrum – готовится к публикации
Что такое Kanban – готовится к публикации
Что такое Scrumban – готовится к публикации
С уважением Александр Цыглин,
основатель Мастер Продуктивности и проекта SkillsMarketplace.ru
(Facebook / Linkedin / Instagram / Youtube)
P.S. Если вам нужна дополнительная консультация по внедрению Scrum в вашей организации – напишите мне в Facebook, обсудим чем можем быть друг другу полезны.
Что еще почитать об управлении проектами:
Подробнее
Подробнее
Подробнее
Подробнее
Подробнее
